一、总则
1、为了进一步规范后勤服务总公司物资采购管理工作，完善物资采购管理运作机制，保证物资采购管理工作廉洁、规范、高效运作，依据有关法规及学校相关制度，制定本办法。
2、本办法所指物资包括总公司基本建设工程及维修材料、水电暖及车辆配件、食品原料、花木苗、劳动生产用具、劳保用品、办公用品、转销产品、燃料、社会服务等。
3、采购活动必须遵守国家有关法律及学校规范。各部门都要自律规范，各尽其职，主动配合，协调支持，提高效能。
4、参与采购活动的工作人员都要以对学校及总公司利益高度负责的精神，力求节约，反对浪费，廉洁、高效履行职责。
5、各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求、性价比高的物资。
6、物资采供实行至少三家以上供应商参与竞争，本着“诚实信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种供求关系。
二、 采购及监察领导小组的设立
1、采购领导小组的设立
总公司成立以总经理任组长，分管采购工作领导任副组长，采购部门负责同志任秘书，相关部门负责同志参与的采购工作领导小组，负责对总公司采购工作的重要事项进行研究、决定和协调。
2、监察领导小组的设立
总公司成立以总支书记任组长，财务部门负责同志任副组长，质量监督负责同志任秘书，机关部门负责同志参与的采购监察领导小组，负责对公司重要采购工作程序的抽查、合规抽检以及重要申诉的处置。
3、总公司物资采购管理工作最高决策机构为党政联席会议，负责相关制度的制定、程序规范以及采购部门日常架构的设立。
三、 采购工作相关部门职责
1、物资采供中心对相关物资采购工作业务具体负责。主要职责是：落实采购领导小组决定，接受监察领导小组监督，按期完成工作任务；组织协调各有关部门参与采购活动；收集采购资源信息；参与市场调查及询价；审核供货商资质；组织招投标；审核、签署供货合同；检查使用部门履行合同情况；抽查使用部门物资质量、数量的验收情况；对使用部门对供货商及所供物资相关申诉的处置；审核结算数据；负责采购文件资料的形成、整理、归档工作等。
2、采购业务部门的架构
物资采供中心根据业务运作的需要，应设置市场资源部、信息审核部、综合部，综合部应备劳动生产用具、劳保用品、办公用品等常用物资库存，便于各单位日常领用。
3、使用部门职责
对业务所用物资拟定采购计划，发起申购；对所购物资的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能等提出具体要求；参与相关招标、询价工作；所购物资的验收入库；对所购物资的使用功能、产品质量、性能具体负责；对物资采供工作提出意见或申诉。
4、财务部门职责
对采购活动的资金使用效率负责；参与或监督采供规范的执行；采购合同的最终审验；依据采购流程审核结算单据及付款。
四、 采购工作运行原则
1、以满足设计和使用要求为前提，依据审批的计划资金额度控制所购物资的质量等级。
2、投标、报价标准一致，质量、价格、服务并重，同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务，综合评议比较。
3、在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。在质量、价格、服务同样的情况下，优先考虑有信誉的老供应商。
4、在充分考虑使用单位责任人意见的基础上，按照 “少数服从多数”的原则确定供货渠道。
五、 采购工作运作方式
物资采购按照资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、询标竞价、询价谈判、认质认价、供应关系续存等六种工作方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标、询标竞价为招标采购；询价谈判、认质认价、供应关系续存为集体采购。条件许可，能采用招标采购方式的则必须招标采购，原则上批量或单个物资总额达到三万元以上的均须招标采购
1、公开招标。公开招标指按照有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。
2、邀请招标。邀请招标指按照采购小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标，并按照议定的中标条件评议、比较并确定中标人的采购工作方式。
3、询标竞价。询标竟价采购指按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上，直接邀请三家以上供应商投标报价，通过综合评议，竞价谈判，按照“质量保证，服务可靠，价格最低”原则确定供应商的采购工作方式。
4、询价谈判。询价谈判采购指根据市场情况“货比三家，集体研究，谈判压价，择优选定”供应商的采购方式。在下列特殊情况下，经总公司领导或党政联席会批准可采取询价谈判采购方式：
（1）技术性能特殊的；
（2）出现不可预见的急需采购的；
（3）没有供应商投标或没有合格物资时；
（4）市场供应条件限定的单一来源的；
（5）无法按照规定招标方式得到的；
（6）一致认定的其它情形；
5、认质认价。认质认价指依据采购计划由使用单位实施采购活动的采购工作方式。采取此种采购方式时，使用部门应出具经部门负责人及总公司领导“认质认价审批表”并作为结算的依据。此种情形采购，使用部门对物资的质量必须有明确的认定要求，认价要有考察或合同依据，并在入库前进行验收。应注意随时掌握市场行情，随行就市，及时调整认定价格，可以参照校内物资采购主管部门近一年期间采购的同种商品的较低采购价作为认价依据。
6、供应关系续存。供应关系续存指在最近招标考察选定的基础上由物资采供中心根据实际需要，简化工作程序经与使用部门协商一致的基础上，经总公司领导同意，由原供应商继续提供某种物资的采购工作方式。对于相关采购项目，认为有必要保持与质量、价格、服务状况良好供应商的商务关系，继续由某家供应商提供某种或某类物资，结合市场实际情况，续存供应关系，但期限不得超过一年。
7、所有采购均须填制《物资采购立项审批表》注明采购方式并报批。不同的采购方式补充不同的表格，招标采购活动填写《物资招标采购审批表》；认质认价填写《物资采购认质认价审批表》；供应关系续存填写《物资采购供应关系续存审批表》；
8、物资采供中心与使用部门应结合本部门特点，建立常用物资分类的“采购资源信息库”并共享。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外，还应从可供和已供物资两方面反映各供应商的品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下，采购资源信息库中同种类物资应至少保证有三家以上资质、信誉良好的供应商。采购资源信息库应实行滚动优选，动态管理。
六、 采购工作程序
1、物资采购立项。使用部门应根据实际需要并结合时效要求，填报《物资采购立项审批表》，内容包括：物资品种、质量标准、规格型号、需求数量、市场指导价格、预算金额等。经使用部门负责人同意，物资采供中心审核和总公司领导批准后进行采购，不得随意增加采购数量和采购品种。对于确因特殊情况须调整时，须经公司审批领导的同意。
2、邀请供应商。确定采购计划后，及时采取适当方式发布需求信息，挑选资质、信誉良好的供应商参与投标报价。一般情况下，物资采供中心应以投标报价书的方式向供应商提出投标报价要求，并采取密封方式投标报价，保证运做过程公平、公正。
3、供应商的资格审查及考察
供应商可由使用部门推荐，物资采供中心对供应商资质信誉情况的真实性、合法性进行审查。合格供应商资质证明一般包括：营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。对于采购资金额度较大的项目，应组织考察组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察确认资质。供应商有如下行为时应取消其参与或中标资格：（1）提供虚假资信材料；（2）采用不正当手段低毁、排挤其它供应商的；（3）向采购人员行贿或提供其它不正当利益的；（4）供应假冒伪劣商品的；（5）虚报数量的；（6）采取其它不正当竞争手段的。
物资采供中心应根据需要对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资，封样保存时间不得低于合同有效期。
4、 招标采购评标组的组成
对于招标采购的定标，物资采供中心组织工作人员提供服务，使用单位参与外，仍须从总公司有关人员中随机选出评委，组成评标组。标的物金额较大的还应邀请学校有关部门参与。
5、合同签署
根据招标结果或考察意见明确的供应商，订立合同应严格履行规定的程序，条款应当明确、完备、规范、合法。合同文本由使用部门提交，物资采供中心审核、按权限签署并留存原件，财务部门有最终审验权。合同一般应采取书面形式，份额一般应至少一式四份，分交使用部门、财务部门和供应商。根据物资供应渠道、产品特性、价格稳定性等确定的供货合同时效一般控制在3个月以内，不得超过半年，特殊品种如商业保险最长不超过一年。合同期限内供应量大、属持续供应的原则上必须确定不少于2个以上的供应商分担供应。
6、合同审批
物资采购所有合同都应经公司总经理或其指定代理人签批同意后认定有效。合同履行由物资采供中心部门监督实施，如出现不能或不能完全履行时，物资采供中心应及时协调使用部门与供应商协商一致，经总公司分管采购工作的领导同意后变更并形成补充合同。
7、物资验收和付款
入库前须由使用部门根据合约中规定的数量、品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能等方面组织验收，填制“验收入库单据”，在验收没有达到合约规定的应做退货处理，有异议的应与物资采供中心组织复查，并建立相关应急处理机制。
付款要与合同履约进度情况相协调，以“保证供应，保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。财务部门办理物资采购付款手续时，必须以会签的“验收入库单据”、合格发票和相关合同单据作为付款的依据。
8、物资采购过程中形成的文件材料必须规范。各项内容要真实、准确、完整。“物资采购立项审批表”、“招投标文件”、“投标报价书”、“报价单”、 “合同书”、和“会议记录”等均为采购活动必须形成的重要文件材料，应由物资采供中心部门专人负责及时归档备案。
七、 采购工作相关权限
1、物资采购立项审批权限
一万元以下的批量或单个物资采购由使用部门和物资采供中心负责人审批；一万（含一万）至三万元以内的由总公司分管领导审批；三万（含三万）至五万元以内的由分管采购工作的总公司领导审批；五万（含五万）以上的由经党政联席会议研究，总公司总经理审批。
2、物资采购合同签署权限
三万元以下的批量或单个物资采购合同由物资采购中心负责人签署；三万（含三万）至五万元以内的由分管采购工作的总公司领导签署；五万（含五万）以上的由总公司总经理签署。
3、零星或应急物资采购权限
使用部门生产经营需要，物资采供中心无既定供应渠道的，总额在3000元以下的零星或应急物资采购由使用部门向公司领导报告后，参照采购工作运行原则自主实施采购，事后补充相关手续。
八、纪律和监督
1、纪律要求
（1）采购活动必须遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算；
（2）严禁对符合批量采购的物资进行分拆，化整为零，逃避监管；
（3）参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商，不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的信息；
（4）参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请；
（5）供应商的一切承诺均应反映在订立的合同之中。
2、有关采购工作的“采购资源信息库”须每学期初提交总公司财务部门备案。
3、总公司不定期对采购工作情况进行专项检查。专项检查由监察领导小组负责，检查内容由总公司提出。
4、 采购活动按照“谁的职责，谁签字，谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见，认定为“认同意见”。
5、对在物资采购活动中工作程序违反国家法规、学校及总公司规章制度，造成利益造成损失的，总公司要追究有关责任人的责任。对构成犯罪的，提交司法机关查处。
6、总公司对采购工作运作规范，成效突出的单位和个人实行年度奖励。
九、 附则
1、 本办法由物资采供中心负责解释。本办法与学校相关制度发生不一致时，以学校相关制度为准。
2、本办法自发布之日起试行。
附件 1、
后勤服务总公司物资采供流程图.doc
后勤服务总公司
2013年9月1日
